Когда контрагенту нужно оперативно закрыть вопрос с покупкой расходных материалов он использует схему покупки как физлицо и производит оплату картой через Т‑кассу (онлайн‑кассу или облачную кассу)
В данном варианте он опертивно с момента оплаты получает электронный кассовый чек который закрывает требования 54‑ФЗ и позволяет корректно учесть расходы и НДС (если он есть).
В электронном чеке указаны все обязательные реквизиты по ст. 4.7 54‑ФЗ: наименование товаров/работ/услуг, количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС (при наличии), система налогообложения продавца, фискальные признаки и т. п.
Для бухгалтерии это основание для признания расходов и (при наличии НДС) для вычета.
Электронный кассовый чек на e‑mail адрес физ.лица контрагента — равноценен бумажному. Если чек пришёл электронно, распечатка для подшивки в дело допустима; юридически значимым остаётся электронный оригинал в ОФД.
Образец чека
Кроме электронного чека по запросу заказчика выдается если он работает на ОСНО для корректного учёта
для внутреннего документооборота и обоснования хозяйственной операции:
Счёт на оплату (если был выставлен до платежа) — помогает сопоставить назначение платежа и номенклатуру.
Договор/оферта (публичная оферта тоже подходит) — подтверждает условия сделки. Для разовых покупок достаточно оферты на сайте и факта акцепта (оплаты).
Акт/УПД (универсальный передаточный документ) — если речь о работах, услугах или поставке товаров. Для услуг акт подтверждает факт и период оказания, для товаров — передачу. Без акта/накладной кассовый чек сам по себе не доказывает исполнение обязательства.
Нюансы именно для ОСНО
НДС. Если продавец — плательщик НДС и выделил его в чеке, бухгалтерия вправе заявить вычет при наличии кассового чека и закрывающих документов (акт/УПД/накладная).
Обоснование расходов. Для налога на прибыль кассовый чек + акт/накладная подтверждают экономическую обоснованность и документальную подтверждённость расходов (ст. 252 НК РФ).
Первичные документы. Кассовый чек — не «первичка» в полном смысле для бухучёта: он подтверждает факт расчёта. А вот акт, УПД, накладная — это первичные учётные документы (ст. 9 402‑ФЗ).
Руководство действий для бухгалтера для отражения покупки
- Получить кассовый чек (электронно или на бумаге).
- Проверить наличие обязательных реквизитов и выделение НДС.
- Получить акт/УПД/накладную по факту оказания услуг/поставки.
- Сопоставить суммы, номенклатуру и даты в чеке и в акте/УПД.
- Отразить операцию в учёте: Дт 20/26/44/10/41 и т. д. Кт 60/76; НДС — на счёт 19 и далее к вычету.
- Подшить комплект: чек + акт/УПД + при необходимости договор/счёт.